SI & PI, M Hasim Rafsanjani, Prof.Dr.Ir.Hapzi Ali,MM,CMA,MPM,Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem informasi siklus Pengeluaran, Universitas Mercu Buana, 2019

Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem informasi siklus Pengeluaran

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA, MM, MPM

Disusun oleh :

M Hasim Rafsanjani

55518120039

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI

UNIVERITAS MERCU BUANA

JAKARTA

2019

Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem informasi siklus Pengeluaran

A. Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1.      Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6.      Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha

7.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi

8.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran

4. Menyiapkan pengeluaran kas

5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

B. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

·         Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

·         Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

·         Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

·         Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.

Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:

a. Metode Pengendalian Tradisional

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan

b. Metode Pengendalian Altenatif

a. MRP (material requirement planning)

·         Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

b. JIT (just in time)

·         Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP

·         Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

·          Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Dokumen – Dokumen Permintaan Pembelian

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

¶ Memutuskan apakah menerima pengiriman

¶ Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

¶ Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

Tujuan tang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

Memperbaiki Utang Usaha

Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:

• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet

• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

1. Sistem tanpa voucher

2. Sistem Voucher

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.

Membayar faktur penjualan yang telah disetujui

¶ Kasir menyetujui faktur

¶ Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.

Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :

1. Sistem Pembelian

2. Sistem Pengeluaran Kas

3. Sistem Pembayaran Gaji

Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

· Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer

· Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

· Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

· Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

· Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :

1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2. Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3. Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas

5. Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Kebutuhan Informasi

∞ Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

∞ Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

· Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.

· Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.

· Memveifikasi akurasi faktur dari vendor.

· Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.

· Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

∞ Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:

· Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian

· Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.

· Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.

· Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan

Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran

Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain :

1. Adanya otorisasi yang memadai

2. Adanya pemisahan tugas

3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi

4. Adanya akses kea rah pengendalian

5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent

Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-benar telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.

Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran

1.      Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran terdiri:

Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank

Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu periode

Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar. Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain

2.      Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

2. Fungsi pencatatan utang

3. Fungsi keuangan

4. Fungsi akuntansi biaya

5. Fungsi akuntansi umum

6. Fungsi audit intern

7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain

Bagian utang, Bagian kasa, Bagian akuntansi biaya, Bagian akuntansi umum dan Bagian audit intern

Keterangan :

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2. Fungsi pencatatan utama

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi keuangan.

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

4. Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

5. Fungsi akuntansi umum

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

6. Fungsi audit intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.

Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:

a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.

Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.

Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.

Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.

Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check.

b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.

Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.

Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.

Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.

Implementasi Perusahaan tentang siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem informasi siklus Pengeluaran

Di dalam setiap perusahaan pasti adanya sistem pengeluaran, pemebelian dan pembayaran kas dalam sistem informasi pengeluaran kas seperti contoh dalam divisi persedaiaan maka adanya pengeluaran persedian yang di lakukan dalam pembelian dengan adanya pembayaran kas untuk di jula kembali dalam persediaan.