Siklus
Upah dan Sumber Daya Manusia, Sistem informasi siklus Upah dan SDM
Dosen Pengampu :
Prof.
Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA, MM, MPM
Disusun oleh :
M Hasim Rafsanjani
55518120039
PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2019
Sistem informasi
manajemen SDM dan siklus upah
Pengertian | Istilah siklus manajemen
sumber daya manusia mengacu pada aktivitas-aktivitas bisnis rutin
serta aktivitas-aktivitas pengolahan data dalam rangka mengelola tenaga kerja
secara efektif. Fungsi-fungsi utama manajemen sumber daya manusia mencakup: (1)
rekrutmen dan pengangkatan; (2) pelatihan; (3) penugasan pekerjaan; (4)
kompensasi (penggajian); (5) evaluasi kinerja; dan (6) pemberhentian karyawan.
Sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah sistem informasi yang dirancang untuk mengolah data yang
relevan untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut. Melekat pada sistem informasi
manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas-aktivitas pengendalian internal
untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan
secara efektif dan efisien, data dan informasi terkait dapat diandalkan, dan
kebijakan, aturan, dan regulasi dipatuhi.
Artikel ini berfokus
pada siklus penggajian. Istilah siklus penggajian digunakan
secara bergantian dengan istilah sistem penggajian, yang merupakan
salah satu fungsi dari sistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini
mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait
penggajian karyawan.
Sistem upah
Siklus upah merupakan
salah satu subsistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini mengacu baik
pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian
karyawan.
Perhatikan diagram konteks berikut. Konteks diagram ini
menunjukkan pihak-pihak yang terkait dengan sistem penggajian serta pertukaran
data dan informasi antara sistem penggajian dengan pihak-pihak terkait.
DFD berikut adalah dekomposisi dari konteks diagram di
atas. DFD ini menunjukkan aktivitas-aktivitas yang menjadi bagian dari sistem
penggajian.
Sebagaimana ditunjukkan dalam DFD, siklus penggajian
terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut:
- update
(pembaharuan) data master (data induk karyawan);
- validasi data jam
kerja dan kehadiran;
- penyusunan daftar
gaji;
- pembayaran gaji;
- pembayaran pajak
dan potongan lain.
Masing-masing aktivitas di atas melibatkan pihak-pihak
tertentu serta mencakup aktivitas pengolahan dan pertukaran data dan informasi.
Sistem upah berbasis database terintegrasi
Gambar berikut memberikan contoh sistem informasi
manajemen sumber daya manusia dan penggajian yang diimplementasikan dengan
berbasis database yang terintegrasi. Sistem informasi berbasis database
terintegrasi dikenal dengan istilah populer ERP System. 
Database di
dalam ERP System menyimpan dan menata semua data dan informasi secara terpusat.
Sebagai contoh, terkait dengan sistem penggajian database berisi data karyawan,
gaji, jam kerja, kehadiran, dan buku besar umum.
Pengguna (users) berinteraksi dengan database
melalui berbagai sistem aplikasi yang dirancang sesuai dengan
fungsi atau tugas masing-masing. Sebagai contoh, sistem aplikasi dalam sistem
penggajian mencakup antarmuka untuk menginput perubahan data karyawan,
antarmuka untuk menginput dan merekonsiliasi data kehadiran dan jam kerja,
program pembuatan daftar gaji, program pembuatan cek/daftar transfer, serta
program untuk menghasilkan berbagai laporan, baik bagi pihak internal maupun
eksternal.
Ancaman dan aktivitas
pengendalian ERP systems
Meskipun sistem informasi berbasis database terintegrasi
memiliki banyak keunggulan, sistem ini juga mengundang ancaman dan menjadikan
organisasi terpapar pada jenis-jenis risiko tertentu. Berikut ini daftar
ancaman-ancaman yang lazim ditemukan dalam sistem ERP pada umumnya serta
aktivitas-aktivitas pengendalian yang relevan dengan tiap-tiap ancaman.
Pembaharuan data karyawan
Pembaharuan data karyawan dimaksudkan untuk mengubah data
karyawan, baik yang terjadi secara internal maupun diharuskan oleh pihak
eksternal. Perubahan yang terjadi secara internal mencakup pengangkatan
karyawan baru, pemberhentian, kenaikan gaji atau upah, serta perubahan potongan
gaji atas inisiatif karyawan (lihat lingkaran 1.0 dalam DFD). Pembaharuan data
induk karyawan juga perlu dilakukan dengan terjadinya perubahan tarif pajak
atau potongan yang dikenakan oleh perusahaan asuransi tenaga kerja.
Bagian personalia bertanggung jawab atas pembaharuan data
karyawan yang terjadi secara internal, sedangkan bagian penggajian melakukan
pembaharuan terkait perubahan tarif pajak serta potongan-potongan lainnya yang
diwajibkan oleh pemerintah (misalnya DJP) dan perusahaan asuransi (misalnya
BPJS).
Meskipun data gaji diolah secara berkala (batch),
dengan sistem ERP bagian personalia memiliki akses online untuk memperbaharui
database karyawan sehingga perubahan dilakukan tepat waktu dan segera efektif
dalam periode pembayaran gaji/upah selanjutnya.
Ancaman dan aktivitas
pengendalian pembaharuan data karyawan
Validasi data jam kerja dan kehadiran
Validasi data jam kerja dan kehadiran dilakukan terkait
tiap-tiap karyawan untuk menentukan besarnya kompensasi mereka. Kompensasi
karyawan berbeda-beda tergantung pada status dan posisi mereka.
Karyawan produksi umumnya menerima kompensasi
berupa upah yang dibayar menurut jam kerja atau unit yang
dihasilkan. Karyawan tetap umumnya menerima kompensasi bulanan berupa gaji.
Selain gaji, karyawan bagian penjualan bisa juga menerima komisi untuk
setiap item yang mereka jual. Bonus diberikan kepada manajer yang
mampu melebihi target yang dibebankan kepada mereka. Imbalan juga bisa berupa
penggantian biaya tertentu yang dikeluarkan karyawan sehubungan dengan
pekerjaan, imbalan non-tunai, dan imbalan jangka panjang misalnya berupa
tunjangan pensiun.
Sistem informasi manajemen SDM dan penggajian harus
dirancang sedemikian rupa sehingga mampu merekam kinerja karyawan dengan
beragam status, posisi, dan skema kompensasi. Sebagai contoh, rekaman kehadiran
dan jam kerja menggunakan sidik jari atau kartu kehadiran (time card)
digunakan sebagai dasar untuk memberikan tunjangan transportasi dan upah
tiap-tiap karyawan, sedangkan rekaman waktu keterlibatan karyawan dalam
kegiatan produksi atau pekerjaan (job-time
ticket) dijadikan dasar untuk
menentukan besarnya biaya produksi atau biaya layanan untuk tujuan akuntansi
biaya.
Sebagian data kinerja dimasukkan sendiri oleh karyawan
yang bersangkutan serta direkam otomatis sehingga sistem informasi manajemen
SDM juga harus memungkinkan dilakukannya verifikasi, validasi dan rekonsiliasi
data tersebut.
Ancaman dan aktivitas
pengendalian validasi data jam kerja dan kehadiran
Daftar gaji
Gambar berikut menunjukkan tahapan aktivitas penggajian.
Pertama, data transaksi gaji diedit, dan transaksi yang
sudah divalidasi diurutkan menurut nomor induk karyawan. Record dari file induk
tiap-tiap karyawan dengan record dari file transaksi gaji terkait karyawan yang
sama dibaca, gaji/upah kotor dihitung. Untuk karyawan yang dibayar per jam,
jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah, dan kemudian uang lembur atau
bonus ditambahkan. Untuk karyawan yang dibayar bulanan, gaji kotor juga
dihitung. Komisi, bonus, dan insentif lainnya juga dimasukkan dalam menghitung
gaji kotor.
Selanjutnya, semua potongan dijumlahkan, total yang
diperoleh dikurangkan terhadap gaji/upah kotor untuk mendapatkan gaji/upah bersih.
Potongan biasanya terdiri dari dua kategori: potongan pajak penghasilan (PPh
pasal 21) dan potongan yang bersifat sukarela. Potongan sukarela mencakup iuran
pensiun; premi BPJS; iuran serikat pekerja; serta zakat atau sumbangan sejenis.
File induk karyawan juga sebaiknya mencakup field-field gaji kotor, potongan,
dan gaji bersih kumulatif selama tahun berjalan (year-to-date).
Tahap selanjutnya adalah menyiapkan daftar gaji dan
daftar potongan. Daftar gaji adalah daftar gaji kotor,
potongan, dan gaji/upah bersih tiap-tiap karyawan dalam format multi kolom.
Daftar gaji juga berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk mengotorisasi
transfer dana ke rekening giro khusus gaji. Daftar potongan berisi
potongan-potongan sukarela tiap-tiap karyawan.
Contoh daftar gaji dan daftar potongan disajikan sebagai
berikut.
Akhirnya, sistem penggajian mencetak laporan gaji (earnings
statement), yang berisi daftar jumlah gaji/upah kotor, potongan, dan
gaji/upah bersih bulan berjalan dan total kumulatif tahun berjalan untuk tiap-tiap
kategori.
Di samping itu, sistem ERP penggajian juga mengekstrak
data biaya tenaga kerja dari kartu jam kerja untuk dialokasikan dengan produk
atau pekerjaan (untuk perusahaan jasa). Dengan demikian, jumlah rupiah
persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi (akun-akun buku besar
umum) bisa ditentukan dengan tepat. Jumlah ringkasan beban gaji dan utang gaji
juga diekstrak dari daftar gaji. Sistem informasi manajemen SDM juga sebaiknya
dirancang untuk menghasilkan berbagai laporan lain, misalnya bukti potong dan
SPT masa PPh pasal 21.
Ancaman dan
pengendalian pengolahan daftar gaji
Pembayaran Upah
Setelah daftar gaji dibuat, tahap selanjutnya adalah
menyiapkan dan mengotorisasi daftar transfer. Berdasarkan daftar transfer yang
telah diotorisasi, perusahaan meminta pihak bank untuk mendistribusikan
gaji/upah ke rekening tiap-tiap karyawan. Setelah proses transfer selesai,
tiap-tiap karyawan menerima slip gaji.
Ancaman dan
pengendalian pembayaran gaji
Pembayaran potongan
Tahap terakhir dari siklus penggajian adalah pembayaran
potongan-potongan kepada pihak-pihak terkait, misalnya pajak, BPJS, dan dana
pensiun.
Ancaman dan
pengendalian pembayaran potongan
Siklus Upah dan Sumber Daya Manusia,
Sistem informasi siklus Upah dan SDM, dan berdasarkan pengalaman empiris yang
dapat disimpulkan yaitu : Pengertian Istilah siklus manajemen sumber
daya manusia mengacu pada aktivitas-aktivitas bisnis rutin serta
aktivitas-aktivitas pengolahan data dalam rangka mengelola tenaga kerja secara
efektif. Fungsi-fungsi utama manajemen sumber daya manusia mencakup: (1)
rekrutmen dan pengangkatan; (2) pelatihan; (3) penugasan pekerjaan; (4)
kompensasi (penggajian); (5) evaluasi kinerja; dan (6) pemberhentian karyawan.
Sistem informasi manajemen sumber daya
manusia adalah sistem informasi yang dirancang untuk mengolah data yang
relevan untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut. Melekat pada sistem informasi
manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas-aktivitas pengendalian internal
untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan
secara efektif dan efisien, data dan informasi terkait dapat diandalkan, dan
kebijakan, aturan, dan regulasi dipatuhi.
Siklus upah merupakan salah satu
subsistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini mengacu baik pada
aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian karyawan.
Implementasi Pada PT Nikko Steel PT.
Nikko Steel memiliki karyawan tetap sebanyak 17 orang, karyawan produksi
(Harian) 9 orang dan mandor proyek dengan sistem upah borongan dengan man power
hampir 150 tenaga kerja. Sistem pembayaran antara lain:
1. Karyawan tetap gaji dibayarkan pada
akhir bulan dengan ditransfer ke rekining Bank masing-masing oleh Kepala HRD
dengan perhitungan jam kerja mulai pukul 08:00 WIB s/d 16:00 WIB (senin s.d
Jum’at) dan 08:00 s/d 12:00 WIB (hari Sabtu) Jumlah Hari Kerja adalah Enam
hari. Tidak ada upah lembur untuk pekerja tetap gaji yang di terima sudah all
in.
2. Karyawan harian dibayarkan per dua
minggu sekali atau empat belas hari kerja dengan di transfer oleh divisi
keuangan dalam hal ini kasir.
3. Mandor Proyek dibayarkan per dua
minggu sekali berdasarkan progress proyek di transfer oleh divisi keuangan
dalam hal ini kasir. Aktivitas terkait siklus penggajian atau pengupahan di PT.
Nikko Steel adalah sebagai berikut
1. Merekap absensi kehadiran setiap
pegawai untuk karyawan tetap sampai akhir bulan, karyawan harian dua minggu
sekali dan upah mandor proyek berdasarkan progress proyek di lapangan.
2. Menghitung gaji untuk karyawan harian
dan upah mandor proyek
3. Membayar Gaji baik untuk karyawan
tetap, harian, dan upah mandor proyek
4. Membagikan slip upah baik karyawan
tetap, harian, dan upah mandor proyek
Referensi:
Romney & Steinbart, 2015, Accounting
Information Systems 13th Edition, Pearson Education, Inc.
https://www.slideshare.net/MuhammadFadhly6/sipi-mfadhly-hapzi-alimercu-buana2018siklus-upah-dan-sumber-daya-manusia-sistem-informasi-siklus-upah-dan-sdm (19 Juni 2019 jam 18.56 )
Komentar
Posting Komentar